Analisis Sistem Informasi

1.        Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

1.1.Pentingnya Pengembangan Sistem Informasi

A.   Adanya permasalahan – permasalahan (problem) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:

·         Kecurangan – kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.

·         Kesalahan – kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.

·         Tidak efisiennya operasi.

·         Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

B.    Pertumbuhan Organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.

            Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

C.    Untuk meraih kesempatan – kesempatan (oppotunities).

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepat. Teknologi informasi telah berkembang dengan cepat. Perangkat keras komputer, perangkat lunak, dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.

D.   Adanya instruksi – instruksi (directives)

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi – instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi seperti misalnya peraturan pemerintah.

1.2.Tujuan Pengembangan Sistem Informasi

-          Memecahkan permasalahan – permasalahan

-          Meraih kesempatan – kesempatan

-          Memenuhi instruksi yang diberikan

1.3.Harapan Informasi Setelah Menerapkan Sistem Informasi

·         Performance (Kinerja), Diukur menggunakan throughput dan response time

·         Information (Informasi), Peningkatan kualitas informasi

·         Economy (Ekonomis), Peningkataan manfaat vs penurunan biaya

·         Control (Pengendalian), Mendeteksi dan memperbaiki kesalahan

·         Efficiency (Efisiensi), Efisien operasional

·         Services (Pelayanan), Peningkatan pelayanan sistem

1.4. Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

·         Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

·         Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

·         Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

·         Tahapan kerja dan tugas – tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

·         Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

·         Jangan tekut membatalkan proyek.

·         Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

2.        METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

            Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi.

Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama yaitu:

1.      Analisis sistem (system analysis)

2.      Desain sistem (system design)

3.      Implementasi sistem (system implementation).

            Dalam setiap tahap pengembangan sistem terebut, analis sistem menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam pengembangan sistem atau hasil pekerjaan pelaksanaan tahap pengembangan sistem

2.1. ANALIS SISTEM

            Analis sistem adalah seorang yang ahli yang mampu menyajikan berbagai alternatif desain sistem informasi yang memungkinkan pemakai informasi memilih antara berbagai desain yang ditawarkan oleh analis sistem.

Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:

1.      Analisis pendahuluan (preliminary analysis).

Dalam analisis pendahuluan sistem ini, analisis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini analis sistem membuat work sheet atau check sheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut.

2.      Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem

Pelaksanaan analisis sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut “Usulan pelaksanaan analisis sistem.”. Digunakan untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.

3.      Pelaksanaan analisis sistem

Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan dalam “Usulan pelaksanaan Analisa Sistem”. Berikut contoh langkah-2nya:

-          Analisis laporan yang dihasilkan sistem sekarang.

-          Menganalisis transaksi.

-          Mempelajari catatan pertama.

-          Mempelajari catatn akhir

4.      Penyusunan laporan hasil analisis sistem

Hasil akhir proses analis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan ayng disebut “Laporan hasil analisis sistem”. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi.

2.2. DESAIN SISTEM

            Dalam tahap desain, analis sistem memberikan tiga macam dokumen tertulis yang diserahkan kepada pemakai informasi:

-          Usulan desain sistem secara garis besar

-          Laporan final desain sistem secara garis besar

-          Laporan final desain sistem secara rinci.

            Berbagai dokumen tertulis terebut digunakan oleh analis sistem untuk menyajikan dan menawarkan desain sistem bagi pemakai informasi.

Tahapan desain sistem dibagi menjadi lima tahap:

1.      Desain sistem secara garis besar

2.      Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar

3.      Evaluasi sistem

4.      Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar.

5.      Desain sistem secara rinci

6.      Penyusunan Laporan final desain sistem secara rinci

2.3. IMPLEMENTASI SISTEM

            Dalam tahap implementasi sistem, analis sistem membuat dokumen tertulis yang disebut “Laporan Final Implementasi Sistem.” Laporan ini berisi dua bagian: rencana implementasi sistem dan hasil implementasi sistem.

            Pendekatan konversi yang dapat digunakan analis sistem dalam mengkoversi sistem lama dengan sistem baru adalah: a). langsung, b). paralel, c). modular atau pilot project dan phase-in.

a.      Persiapan implementasi sistem

b.      Pendidikan dan pelatihan karyawan

c.      Konversis sistem

            Perubahan sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversi tertentu. Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan untuk mengubah sistem lama ke sistem baru, yaitu konversi langsung, paralel, pendekatan modular dan phase-in.

1.      Konversi langsung

            Adalah implementasi sistem abru secara langsung dan mengehentikan segera pemakaian sistem lama.

2.      Konversi paralel

            Adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem lama selama jangka waktu tertentu.

3.      Konversi Modular

            Sering disebut pendekatan pilot project, adalah implementasi sistem baruke dalam organisasi secara sebagian-sebagian

4.      Konversi Phase-In

            Adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada diantara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase –in yang dibagi adalah sistemnya sendiri.

3.   Tahap-tahap Siklus Hidup Proyek

3.1. Tahap Konsepsi

a)    Tahap konsepsi ada dua bagian, yakni:

1.    Bagian pertama, Inisiasi Proyek

                    Merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai dari penemuan masalah. Selanjutnya masalah yang ditemukan perlu dirumuskan dengan jelas berikut tujuan pemecahan masalah tersebut. Dua hal tersebut menjadi dasar bagi pencarian alternatif solusi.

2.    Bagian Kedua, Kelayakan Proyek.

                    Merupakan proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail untuk dilihat sejauh mana solusi memberikan manfaat yang lebih besar dari pengorbanan/ biaya.  Tiga hal pokok yang harus dijawab pada tahap kelayakan ini adalah apa saja yang diperlukan, kapan dilakukan, siapa yang terlibat.

b)    Proposal Proyek

     Pada tahap konsepsi  memunculkan Requestst For Proposal (RFP). RFP memuat tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performance, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak RFP dibuat berdasarkan permintaan user. Namun, proposal proyek bisa juga dibuat atau diajukan tanpa terlebih dulu ada permintaan dari user tetapi berdasarkan penawaran. Proposal Proyek memerlukan biaya dan waktu tersendiri dan dibuat oleh tim manajemen puncak.

     Pembuatan proposal proyek adalah pekerjaan yang harus dilakukan sebelum suatu proyek didapatkan. Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa hal pokok sebagai berikut:

·      Surat Pengantar

     Merupakan bagian penting dari proposal yang secara ringkas memuat kualifikasi, pengalaman dan minat kontraktor terhadap proyek.

·      Ringkasan Eksekutif

     Berisi ringkasan yang dapat digunakan user untuk melihat relevansinya terhadap kebutuhan user dan kontribusinya terhadap penyelesaian masalah. Isi pokok: deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan secara keseluruhan, hambatan dan area masalah.

·      Bagian Teknis

     Berisi penjelasan tentang lingkup proyek dan pendekatan yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam proyek dab pekerjaan-pekerjaan yang ada. Bagian ini harus dibuat detail untuk menghindari kesalahpahaman.

·      Manfaat dan Keuntungan yang Diperoleh

     Berisi gambaran keuntungan/ manfaat realistis dengan cukup detail terkait proyek.

·      Jadwal

     Berisi skedul penyelesaian proyek.. penyusunannya didasarkan pada struktur pemecahan pekerjaan dan tahapan proyek.

·      Bagian Keuangan

     Berisi penjelasan mengenai biaya langsung, biaya tidak langsung sesuai beban tenaga kerja dan bahan yang digunakan, sistm kontrak dan pembayaran.

·      Bagian Legal

     Berisi masalah-masalah perubahan/ penghentian  yang mungkin muncul berikut prosedur untuk menangani perubahan atau penghentian proyek.

·      Kualifikasi Manajemen

     Berisi latar belakang organisasi kontraktor, pengalaman yang dimiliki, prestasi yang dicapai, situasi keuangan, susunan tim dan orang-orang kunci yang ada dalam organisasi. Dibuat semenarik mungkin dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

c)    Pemilihan Proposal Proyek

     Proposal yang masuk selanjutnya akan dievaluasi untuk penseleksian. Secara umum evaluasi proposal proyek meliputi hal-hal sebagai berikut:

1.                   Evaluasi administratif

            Evaluasi ini untuk menentukan apakah proposal proyek telah memenuhi ketentuan-ketentuan administratif  yang disyaratkan misalnya aspek hukum, bidang pekerjaan, dan aspek finansial

2.                   Evaluasi isi proposal proyek

            Pada tahap ini proposal proyek dievaluasi dalam hal misalnya personel, metodologi/teknis, performansi,/kualitas, harga dan jadwal. Kriteria yang digunakan bergantung pada jenis proyek.

d)    Negosiasi Kontrak

     Negosiasi anatara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang terpilih dimaksudkan untuk  menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah utama, khususnya masalagh teknis dan persetujuan dalam hal waktu, jadwal dan performansi.

     Bagi pemilik proyek (user) sasaran negosiasi yang dilakukan pada umumnya untuk mendapatkan persyaratan yang paling menguntungkan, penekanan harga dan mencegah persyaratan yang membatasi ruang gerak. Sedangkan dari sisi kontraktor berusaha untuk mengurangi risiko dan menekan biaya dengan mengusulkan beberapa penyimpangan dari persyaratan.

3.2. Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan

a. Penyiapan rencana proyek secara detail

            Isi rencana proyek biasanya meliputi hal-hal sbb:

i.    Jadwal pekerjaan
ii.    Anggaran dan sistim pengendalian biaya
iii.    Work Breakdown Structure secara rinci
iv.    Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan sulit
v.    Rencana sumberdaya manusia dan penggunaannya
vi.    Rencana pengujian hasil proyek
vii.    Rencana dokumentasi
viii.    Rencan peninjauan pekerjaan
ix.    Rencana pelaksanaan hasil proyek

            Semua rencana-rencana tersebut di atas harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.

b. Penentuan spesifikasi proyek secara rinci

            Ada dua macam jenis spesifikasi yakni

1.      Spesifikasi kebutuhan user.
Spesifikasi ini akan berhubungan dengan hasil yang diinginkan oleh user secara umum. Spesifikasi kebutuhan user akan menentukan apakah hasil proyek dapat diterima atau tidak.

2.      Spesifikasi kebutuhan proyek

Spesifikasi kebutuhan proyek merupakan terjemahan teknis dari kebutuhan user. Terjemahan ini bisa dalam bentuk, ukuran, kapasitas, kecepatan, dll.

3.3. Tahap Eksekusi
        Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti, Desain,pengembangan, pengadaan, konstruksi,/ produksi, dan pelaksanaan. Tahap-tahap dalam eksekusi adalah sbb:

·         Desain

Dalam tahap ini spesifikasi diterjemahkan ke dalam maket, diagram atau skema.

·         Pengadaan

Pada tahap ini dilakukan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material.

·         Produksi

Setelah fasilitas dan bahan tersedia, maka dilakukan pelaksanaan produksi berikut pengawasan dan pengendalian sumberdaya yang digunakan dan progress report.

·         Implementasi

Pada tahap ini dilakukan penyerahan hasil akhir proyek. Penyerahan dapat disertai dengan training untuk user,

3.4.   Tahap Operasi
        Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai. Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai dan user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut.

4.       Pendekatan Analisis System

Metode System Analisis :

1.        Model-driven analysis:

·      Structured analysis

·      Information engineering

·      Object-oriented analysis

2.        Accelerated analysis :

·      Discovery prototyping

·      Rapid architected analysis

3.        Requirements discovery

·      Fact-finding

·      Joint requirement planning (JRP)

4.        Business process redesign (BPR)

1.      Model-driven analysis

            pendekatan penyelesaian masalah yang menekankan gambaran model sistem untuk mendokumentasikan dan melakukan validasi sistem saat ini maupun sistem yang diusulkan. Model sistem ini merupakan blueprint untuk merancang dan membangun sistem yang lebih baik.

·        Structured analysis

Model-driven, teknik process-centered yang digunakan untuk menganalisa sistem saat ini, menentukan kebutuhan bisnis untuk sistem baru, atau keduanya. Modelnya adalah gambaran yang mengilustrasikan komponen dari sistem (proses & input, output & file) yang berhubungan

·        Information engineering (IE)

Model-driven, data-centered, tetapi teknik yang sensitif terhadap proses untuk perencanaan, analisa dan perancangan sistem informasi. Model IE adalah gambaran yang mengilustrasikan dan mensinkronkan data dan proses sebuah sistem

·        Object-oriented analysis (OOA)

Model-driven, mengintegrasikan baik pertimbangan data maupun proses ke dalam konstruksi yang disebut obyek. Model OOA adalah gambaran yang mengilustrasikan obyek sebuah sistem dari berbagai perspektif seperti struktur dan perilaku, interaksi dari berbagai obyek.

·        Object

Rangkuman data (properti) yang menggambarkan orang, obyek, peristiwa, atau benda yang bersifat diskrit, dengan segala proses (metoda) yang dapat menggunakan atau meng-update data dan propoerti. Satu-satunya cara untuk mengakses atau meng-update data suatu obyek adalah dengan menggunakan object’s predefined processes.

2.      Accelerated systems analysis

Pendekatan yang menekankan pada pembangunan prototype untuk lebih mempercepat pengidentifikasian kebutuhan bisnis dan pengguna (user) dari sebuah sistem baru. (prototype – sebuah skala kecil yang belum lengkap, tetapi mencerminkan sistem yang diharapkan.)

·        Discovery prototyping

Teknik yang digunakan untuk mengetahui kebutuhan bisnis pengguna. Caranya dengan mengetahui reaksi mereka saat suatu kebutuhan diimplementasikan segera.

·         Keuntungan:

o   Prototype cenderung pada cara berpikir “saya akan tahu apa yang saya inginkan ketika saya melihatnya“ (I’ll know what I want when I see it”)

·         Kerugian:

o Hasil yang terjadi mungkin prematur, berdasarkan “look and feel”

o Mendorong fokus dan komitmen perancangan yang mungkin masih prematur

o Mendorong pengguna percaya bahwa sistem tersebut nantinya juga dapat dibangun dengan cepat seperti prototype-nya.

·        Rapid architected analysis

Pendekatan berdasarkan model dari sistem saat ini atau dari discovery prototype.

3.      Requirements discovery

Proses analisis sistem yang mengidentifikasi atau menyaring masalah dan kebutuhan solusi sebuah sistem. Pendekatan ini mencakup:

·         Fact-finding

Proses mengumpulkan informasi tentang masalah sistem, kesempatan, kebutuhan solusi, dan prioritas:

o   Sampling of existing documentation, reports, forms, databases, etc

o   Research of relevant literature

o   Observation of the current system

o   Questionnaires and surveys

o   Interviews

·         Joint requirements planning (JRP)

Penggunaan workshop yang difasilitasi untuk mengumpukan system owners, users, dan analysts, dan beberapa systems designer and builders untuk bersama-sama melakukan analisis sistem. JRP biasanya merupakan bagian dari metoda yang lebih besar yang disebut joint application development (JAD), sebuah aplikasi yang lebih komprehensif dari teknik JRP untuk proses pengembangan sistem secara keseluruhan.

4.      Business process redesign (BPR)

Aplikasi dari metoda analisis sistem dengan tujuan untuk mengubah secara dramatis dan meningkatkan proses bisnis suatu organisasi secara fundamental, tanpa tergantung dari teknologi informasi tertentu.

5.            Systems Analysis Methods and Agile Methods

Agile method

Integrasi dari pendekatan yang berbeda dari analisis dan perancangan sistem untuk aplikasi yang dianggap sesuai untuk masalah yang akan diselesaikan atau sistem yang dibangun

·           Sebagian besar metodologi komersial tidak menggunakan pendekatan tunggal (analisis struktur, IE, OOA)

·           Biasanya mereka mengintegrasikan berbagai pendekatan popular dalam satu kumpulan metoda (agile method)

·           System developers diberi fleksibilitas untuk memilih berbagai variasi alat dan teknik untuk menyelesaikan tugasnya.

·           Salah satu contoh, metoda FAST (Framework for the Application of Systems Thinking), bekerja dengan cara ini

FAST Systems Analysis Phases

•          Scope Definition Phase

Is the project worth looking at?

•          Problem Analysis Phase

Is a new system worth building?

•          Requirements Analysis Phase

What do the users need and want from the new system?

•          Logical Design Phase

What must the new system do?

•          Decision Analysis Phase

What is the best solution?

Scope Definition Phase

·        Steering body

Komite dari eksekutif dan manajer sistem yang mempelajari dan memprioritaskan beberapa proposal proyek untuk menentukan proyek mana yang akan menghasilkan nilai terbesar bagi organisasi, sehingga harus disetujui. Steering body disebut juga steering committee.

·        Project charter

Hasil akhir dari fase investigasi pendahuluan, yang menyatakan ruang lingkup proyek, rencana, metode, standar, dst.

·        Cause-and-effect analysis

Teknik yang mempelajari masalah untuk menentukan sebab dan akibat.

·        Objective

Pengukuran kesuksesan. Sesuatu yang diharapkan untuk tercapai, bila diberikan resources yang cukup

•       Mengurangi jumlah account pelanggan yang tak dapat ditagih 50 persen sampai dengan tahun depan

•       Meningkatkan 25 persen jumlah aplikasi pinjaman yang dapat diproses dalam 8 jam

•       Menurunkan 50 persen waktu yang dibutuhkan untuk menjadwalkan kembali lot produksi jika sebuah workstation tidak berfungsi

·        Constraint

Sesuatu yang membatasi fleksibilitas dalam menentukan solusi untuk tujuan anda. Biasanya tidak dapat diubah.

•       Sistem baru harus operasional paling lambat 15 April

•       Biaya sistem baru tidak dapat melebihi USD 350,000

•       Sistem baru harus berbasis internet

•       Sistem baru harus melakukan tagihan ke pelanggan setiap 15 hari Requirements

·        Functional requirement

Deskripsi dari aktivitas dan layanan yang harus disediakan sebuah sistem – inputs, outputs, processes, stored data

·        Nonfunctional requirement

Deskripsi dari fitur, karakteristik dan batasan lain yang menentukan kepuasan sistem

Sumber :

http://visilubai.wordpress.com/2010/04/26/pemodelan-data/

https://sites.google.com/site/operasiproduksi/siklus-hidup-proyek

http://freezcha.wordpress.com/2010/02/27/data-flow-diagram-dfd/

http://4yun1ng.wordpress.com/2010/10/28/audit-sistem-informasi-analisis-dan-kelayakan-proposal-sistem/